Organizzare efficacemente gli spazi di un’attività aziendale è di fondamentale importanza per la propria vita e produttività.
Un ambiente ben curato e organizzato, infatti, garantisce una sostanziale differenza nel raggiungimento degli obiettivi lavorativi che l’azienda intende raggiungere.
Molti sono gli studi che dimostrano come uno spazio ben strutturato e organizzato apporti enormi vantaggi nella produttività di chi vi lavora all’interno.
Ufficio, magazzino, open space… ogni spazio presente in un’azienda può essere ottimizzato e reso più agevole e fruibile a chi vi lavora: l’importante è conoscere i fattori che possono renderlo tale.
Questo è sicuramente un aspetto non sempre chiaro per chi dall’interno vive la routine lavorativa ed è per questo che, è sempre più richiesta e ricercata una figura professionale specializzata.
Se una delle frasi che ti ritrovi a ripetere un po’ troppo spesso è: “Mi servirebbero più ore nella giornata. Sono demoralizzato! Non arrivo a concludere tutto quello che vorrei concludere” hai provato a far caso agli oggetti che ti circondano? Utilizzi tutti gli oggetti che hai sulla scrivania? Hai guardato all’interno dei tuoi cassetti? Forse è da tempo che ti riprometti di mettere un po’ in ordine ma non trovi mai il tempo.
Lo spazio in cui siamo, lo spazio che occupiamo, la sedia su cui siamo seduti, la scrivania scelta, sono tutti elementi importanti e parti integranti che determinano il tuo stato d’animo. Forse non te ne rendi conto. Questo perché siamo sempre più presi da tutte le incombenze che devono essere gestite durante le giornate di lavoro. A volte però ci dimentichiamo una cosa altrettanto importante: lavorare con chiarezza mentale ci fa vivere più sereni. Per lavorare con chiarezza mentale, a volte è necessario fermarsi e prendere consapevolezza del posto che occupo nel momento in cui si svolge l’azione e dunque nel momento in cui sto lavorando e sto gestendo tutte quelle incombenze di cui parlavamo prima.
Le strategie organizzative del Metodo Marcantoni®, sono messe costantemente in pratica e alla prova all’interno di SharkNet Company. Avere una sedia comoda, una scrivania ordinata e una serie di contenitori dedicati alla raccolta di documenti ed oggetti, può aiutarci nello svolgere più serenamente possibile il nostro lavoro quotidiano. Soltanto provando e mettendo in pratica potrai provare i benefici che il Metodo Marcantoni® genera. L’esigenza deve nascere da te. Devi sentire questo bisogno.
Quando parlo di spazio, non mi riferisco solo ad oggetti e documenti fisici. Mi riferisco anche a quel contenitore che è il nostro PC. Tutti i giorni ci scambiamo email, documenti importanti o meno, dispense, produciamo documenti e chi più ne ha più ne metta. Ma come archiviate tutte queste informazioni che circolano giorno dopo giorno?
Basti solo pensare che nel 1991 è nata la prima pagina web, nel 1999 circa 3 milioni, nel 2006 erano ben 85 milioni e oggi stiamo per arrivare a un miliardo. L’evoluzione del nostro cervello è molto più lenta dell’evoluzione tecnologica, dunque è estremamente fondamentale dotarci di sistemi che contengano le moltissime informazioni che circolano. Guarda ad esempio il tuo desktop. Sei soddisfatto della suddivisione che hanno le tue cartelle? Oppure hai documenti singoli sparsi ovunque senza una logica?
Il Metodo Marcantoni® è il supporto giusto per far sì che tutte queste informazioni possano stare correttamente ordinate all’interno di contenitori e cartelle adeguatamente nominate. Qual è il beneficio? A questa domanda possiamo rispondere con un’altra domanda. Quando cerchi un documento, quanto tempo impieghi per trovarlo? Tante volte ci lamentiamo che non abbiamo sufficiente tempo per svolgere le attività che più ci piacciono, senza considerare che sono anche queste le attività che ci fanno perdere tempo. Esempio: se dal lunedì al venerdì, ogni singolo giorno impieghi 5 minuti a cercare un solo documento, in 5 giorni avrei impiegato 25 minuti nella ricerca di informazioni. In 25 minuti si possono fare molte cose. Una delle cose che suggerisco di fare è una bella passeggiata (anche breve) per far riposare il cervello. Non scordare che il cervello è costantemente in movimento e ha estremamente bisogno di essere preservato. Lavorare alla riorganizzazione dei tuoi documenti digitali del tuo desktop, ti permetterà di trovare all’istante il documento o l’informazione che stavi cercando e in questo modo potrai ricavare più tempo per dedicarti ad altre attività.
Un esempio che mi piace riportare è quello delle tantissime foto che sono parcheggiate dentro i nostri smartphone. Quante foto hai? Quante sono le foto che davvero hanno un significato per te? Forse ti farebbe sentire meglio rivedere tutte le tue foto: eliminare quelle che non ti occorrono e catalogare quelle che invece hanno un reale significato oppure quelle che sono foto utili di lavoro. In questo modo sarà facile ritrovare la foto di cui avevi bisogno oppure quella foto che ti piaceva tanto.
Mi piace tantissimo sentire il detto popolare “Ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa” ma a me piace aggiungere che non c’è un posto con una regola di base. Sei sempre e solo tu a decidere dove quell’oggetto o quel documento deve stare. Per comodità, funzionalità o bellezza, non importa. Sei tu a scegliere.